Inbetriebnahme, Übergabe und Mängelbeseitigung

 

Übergabe technischer Anlagen in der Praxis:

Die Inbetriebnahme findet häufig unter Termindruck statt und stellt oft nur

den Anlagenbetrieb sicher. Dabei bleibt die Effizienz der Anlage  ein Stiefkind.

 

Gerade bei der Abnahme und Übergabe technischer Anlagen kann sich die Situation auch so darstellen, dass ein Fachmann oder Monteur schnell die Funktionen erläutert und im günstigsten Fall noch ein Bedienungshandbuch an den Nutzer übergibt, bevor er zur nächsten Baustelle entschwindet.Dieses Bedienungshandbuch ist häufig keine

wirkliche Hilfe, denn es ist nur selten auf die technische Anlage mit all ihren

Raffinessen zugeschnitten. Gelegentlich wird das Funktionieren, beispielsweise

der Heizung oder der Klimaanlage, nur dadurch demonstriert, dass sie eben angeschaltet ist.  

 

Dieses hat nichts mit vernünftiger Übergabe oder Inbetriebnahme unter dem Aspekt der Lebenszykluskosten-Optimierung zu tun.

Hier ist der Sachverständige gefragt: Man muss gleich – wie schon erwähnt

– in den Verträgen mit Handwerkern und anderen Firmen festlegen, dass zum Leistungsumfang eine Einführung in die Anlagenbedienung gehört sowie eine umfangreiche Dokumentation der Funktionen gemäß den gemachten Vorgaben und dass die Einführung zu wiederholen ist, wenn der Nutzer zum Zeitpunkt der Inbetriebnahme noch nicht feststeht, damit

nicht ein Mitarbeiter des Unternehmens oder der Vermieter selbst diese

Aufgabe übernehmen muss oder zusätzliche Kosten entstehen. Diese Verpflichtung

muss unabhängig davon gelten,ob die einbauende Firma auch den Zuschlag für den Wartungsvertrag bekommt.

 

Bei der Abnahme ist unbedingt zu unterscheiden zwischen der technischen Abnahme nach HOAI (§ 15,Leistungsphase 8), der öffentlich-rechtlichen gemäß § 77 BauO NW durch die Bauaufsichtsbehörde und der Abnahme, die sich aufgrund des Bauvertrags gemäß § 640 BGB bzw. § 12 VOB/B ergibt, also dem Abnahmevorgang zwischen Bauherrn (Auftraggeber) und

Auftragnehmer.

Die HOAI-Abnahme hat rein tatsächlichen Charakter und bereitet die eigentliche rechtsgeschäftliche Abnahme nach BGB bzw. VOB vor.

 

Im Idealfall sollten sich nach der ersten Abnahme bei der Nutzung des Gebäudes

keine weiteren Notwendigkeiten der Mängelbeseitigung mehr ergeben.

In soweit ist diese Abnahme sehr sorgfältig durchzuführen.

 

Unbedingt muss der Bauherr beachten, dass die technische Abnahme

zwar dazu dient, die vorhandenen Mängel festzustellen, der Architekt aber

ohne besonderen Auftrag nicht dazu verpflichtet ist, den Unternehmen

Fristen zur Mängelbeseitigung mit Ablehnungsandrohung zu setzen bzw.

weitere Maßnahmen einzuleiten.

 

Dies muss der Bauherr bei der Vertragsgestaltung ebenfalls berücksichtigen.Derartige Maßnahmen dienen nicht der Knebelung der Handwerker, sondern dem Ziel, ein möglichst

mängelfreies Gebäude zuübergeben und betreiben zu können.

 

Die Organisation der Abnahme und Übergabe hat so rechtzeitig zu erfolgen,

dass möglichst einige Wochen vor dem offiziellen Übergabetermin an

den Bauherrn oder Nutzer Baubegehungen stattfinden, bei denen Mängelprotokolle

gefertigt werden, die rechtlich von den Abnahmeprotokollen

nach VOB/B zu unterscheiden sind: Denn in Mängelprotokollen wird lediglich

mitgeteilt, die Abnahme dürfe verweigert werden, falls zum Abnahme-

bzw. Übergabezeitpunkt die Mängel nicht beseitigt sein sollten.

 

Das eigentliche Abnahmeprotokoll, muss von beiden Parteien unterzeichnet werden und stellt das Ergebnis der förmlichen Abnahme nach § 12VOB/B dar. In ihm werden die vom Auftraggeber festgestellten Mängel aufgelistet. Förmliche Abnahmen sind

auch stillschweigend, z.B.durch Nutzung des Bauwerks möglich, aber

nicht zu empfehlen. Häufig wird in der Hektik des Bauablaufs die Frist

von 12 Werktagen nach § 12 Abs. 1 VOB/B vergessen, die besagt, dass

nach schriftlicher Mitteilung des Bauunternehmers oder Handwerkers über

die Fertigstellung der Leistung diese nach 12 Werktagen automatisch als

abgenommen gilt.

 

Die Inbetriebnahme kann auch als Test bzw. Einführung bezeichnet werden.

Es geht um die Herstellung der Betriebsbereitschaft des „Systems“

Gebäude sowie um die Überprüfung der Betriebsbereitschaft des Gesamtsystems.

 

Zur Phase der Inbetriebnahme gehört auch die Umzugsplanung und -durchführung, die insbesondere für Unternehmen eine große Rolle spielt. Auch bei Wohnimmobilien hat sich hier einiges verändert, denn z.B. ist die Inbetriebnahmeder Heizungsanlage eines Niedrigenergiehauses erklärungsbedürftig und für den zukünftigen Nutzer mit einigem Aufwand

verbunden. In der Phase der Inbetriebnahme einer Immobilie werden

außerdem noch restliche Herstellungsarbeiten, so an den Außenanlagen,

durchgeführt, welche ebenfalls koordiniert werden müssen. Derartige Arbeiten

werden häufig nicht mehr mit der notwendigen Sorgfalt durchgeführt bzw. überwacht, weil die Immobilie ja schon steht.

 

Der erste Schritt zur Betriebsoptimierung muss also vor Nutzungsbeginn

getan werden, weshalb hier diese Phase gesondert behandelt wird. Maßnahmen

zur Betriebsoptimierung verursachen natürlich Kosten, weshalb

sowohl bei Bauherren als auch bei Investoren naturgemäß der Wunsch besteht,

dass sie nur in geringer Höhe und so spät wie möglich anfallen. Gerade

bei größeren oder technisch komplizierten Objekten erweist es sich

jedoch als vorteilhaft, wenn das später verantwortliche Betriebspersonal,

aber auch Wartungsfirmen –falls nicht schon in der Planungsphase geschehen

– so doch zumindest in der Phase der Inbetriebnahme eingeschaltet werden. Denn es muss noch ausreichend Zeit für die Einweisung und Einarbeitung des Personalsbleiben: Bei komplizierten Gebäuden werden als Orientierungsgröße 6 – 12 Monate angegeben.

 

Zur Inbetriebnahme gehört auch die Anpassung der Regelparameter unter Lastbedingungen,

wie sie sich aus Nutzung und Witterung ergeben. In der Regel liegen bezüglich

der Energie bzw. des Energieverbrauchs noch keine abgesicherten Gebäudekennwerte vor, weshalb man sich an die Grenzwerte der Regelparameter herantasten muss. Das ist sicher die Aufgabe von Sachverständigen, da Bedienungsfehler bzw. das unkoordinierte Bedienen komplizierter Anlagen zu kostspieligen Schäden führen kann. Die Phase der

Inbetriebnahme wird auch mit dem aus den USA kommenden Stichwort

„Total Building Commissioning“ als ganzheitliche Gebäudeinbetriebnahme bezeichent. Das hiermit verbundene Ziel ist eine Prozessdefinition zur Erarbeitung und Festlegung einer Dokumentation, die belegt, dass ein Gebäude gemäß den Planungsvorgaben erstellt wurde. Gerade in der Phase der Inbetriebnahme hilft ein konsequentes Sachverständigen Audit von Anfang an, weil die Gebäudefunktionen zu nahezu 100 % vorhanden sind und die Störungshäufigkeit drastisch reduziert wird.

Eine Notwendigkeit, Mängel zu beseitigen, ergibt sich aufgrund der Bautenzustandsbesichtigung durch einen Sachverständigen. Häufig werden auch bestimmte

Bescheinigungen nachgefordert, etwa der Wärmeschutznachweis oder

ein Prüfungszeugnis über das Schalldämmmaß von Wohnungseingangstüren.

 

Viele Mängel sind augenscheinlich und fallen bereits bei der Abnahme vor Einzug der Nutzer auf. Wichtig hierbei ist es, den Handwerkern Fristen

zu setzen, diese zu überwachen, eventuell Sanktionen einzuleiten (keine

Abschlagszahlung) und sie –bei fruchtlosem In-Verzug-Setzen – durch

andere Handwerker zuersetzen. Dies ist aber nur möglich bei reibungsloser

Kommunikation zwischen Bauleiter, Architekt und Unternehmen,

indem die Zahlungsabwicklung nach Freigabe durch den Architekten erfolgt.

Auf einige Mängel wird ein Unternehmen erst durch Rügen der Nutzer

aufmerksam, z.B. durch Mietminderungen aufgrund von Schwarzschimmelbildung.

 

In solchen Fällen kann eine Besichtigung durch einen Sachverständigen 

aber auch ergeben, dass äußere Einwirkungen auszuschließen ist, weil

eine in Neubauten normale Restfeuchte zusammen mit einem falschen

Heizungs- und Lüftungsverhalten des Nutzers die Ursache ist. Aber immer,

wenn der Nutzer sich nicht entsprechend für die Immobilie interessiert,

bekommt der Vermieter derartige Informationen nicht, obwohl sie dringend notwendig wären,denn es ist eine alarmierende Tendenz bei Wohnbauten, dass heute um vieles schadensanfälliger gebaut wird, wie sich aus dem Bauschadensbericht ergibt. Der durchschnittliche Instandsetzungsbedarf je Wohnung liegt in Mehrfamilienhäusern bei den jüngeren Baujahrgängen überdurchschnittlich hoch.

 

Die Zahlen belegen, dass es noch viele Verbesserungsmöglichkeiten bei

der Leistungserstellung am Bau gibt, die zum großen Teil bereits in der

Planungsphase begründet liegen. Neben Fehlern bei der Ausführung, die

immerhin 29 % ausmachen,sollten auch das Material bzw. dessen Qualität

und dessen Verbindungen stärker geprüft werden, da in ihm 15 % der Fehler

begründet liegen. Ähnlich sieht es bei Gewerbebauten aus.

Für die Mängelbeseitigung sind Nachabnahmen durchzuführen. Die sich

aus der Mängelbeseitigung und der Nachabnahme ergebenden Fristen sind

festzuhalten und Architekt,Bauherrn und Nutzer mitzuteilen.